江苏建筑职业技术学院档案工作业务建设规范

1  引言

1.1  为了加强我院档案工作的业务建设，逐步实现规范化管理，更有效地保护和利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规制订本规范。

1.2  本规范是评估我院档案工作的重要依据之一。

2  江苏建筑职业技术学院档案工作业务建设的基本原则

2.1  学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2.2  严格实行部门立卷制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

2.3  学校档案工作要努力提高科学管理水平，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

3  江苏建筑职业技术学院档案工作基本任务

3.1  贯彻档案工作的政策、法规，规划全院档案工作。

3.2  制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

3.3  负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料。

3.4  编制多种检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源。

3.5  开展档案工作现代化建设，逐步建设档案题录数据库和全息数据库。

3.6  开展档案利用工作。

3.7  建立健全学校档案工作网络，负责对学校各院、部、处、所等单位的专（兼）职档案人员进行业务培训。

3.8  开展档案宣传工作和用户教育活动。

3.9  开展档案协作、学术研究和交流活动。

3.10 完成学校领导交办的其它任务。

4  江苏建筑职业技术学院档案工作制度建设

4.1  立卷归档制度，包括院内各部门立卷要求，各种门类和载体档案的归档范围、归档时间、保管期限及归档流程。

4.2  档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理规定。

4.3  档案鉴定销毁制度，包括鉴定销毁的组织、程序、方法等。

4.4  档案统计制度，包括统计的时间、项目、内容、办法等。

4.5  档案检查制度，包括检查的内容、时间、方法等。

4.6  档案保密制度，包括档案的保密措施和对档案人员的相应要求。

4.7  档案利用制度，包括档案利用的手续、方式、要求、批准权限等。

4.8  档案工作人员岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务等。

5  档案的收集

5.1  收集的范围

5.1.1  学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文字材料。

5.1.1.1  文书档案，包括学校各职能部门在各项管理活动中形成的文件材料。

5.1.1.2  科技档案，包括科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物及专利等方面的文件材料。

5.1.1.3  会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等文件材料。

5.1.1.4  照片档案，包括学校在各项活动中直接形成的有保存价值的照片。

5.1.1.5  实物档案（荣誉档案），包括本院在各项工作和活动中获得的奖状（证书）、奖章及锦旗、奖杯等。

5.1.1.6  学籍档案，包括学生学籍册、成绩表等。

5.1.1.7  声像档案(录音录像)，是指在数字设备或录音录像环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，可在通信网络上传送，且具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。

5.1.2  征集与学校有关的各种有保存价值的文件材料，如建院前后反映学校历史的文件材料、院内教职工在非职务活动中形成的文件材料等。

5.1.3  院外办公点有关单位的档案。

5.1.4  上级决定由学校档案室保存的撤销单位的档案。

5.2  立卷归档分工

5.2.1  职能部门立卷归档是我院档案工作的基本制度。

5.2.2  文书档案由形成、处理、承办的职能部门负责归档。全院性、综合性的文件材料由党委办公室、院长办公室负责归档。跨部门的文件根据情况采取以下几种方式处理：由学校党委讨论，以行政名义发出的文件，归入院长办公室；由业务部门起草，内容主要涉及某方面业务工作的，即使以学校行政名义发出的文件，也应归入具体的业务部门，但如果内容涉及全局性、综合性的文件，则归入院长办公室；几个部门联合办理的文件，一般归入主办部门，如无法确定主办部门，则归入最后承办的部门或批示“退存”的部门。

5.2.3  科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案、电子文件分别由各类文件材料的形成单位负责归档。

5.3  归档文件的质量要求

5.3.1  各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

5.3.2  归档文件材料必须准确反映学校教学、科研及管理活动的真实面貌，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。

5.3.3  文书档案一般不得跨年度归档，特殊情况按照下列原则处理：跨年度的请示与批复，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的会议文件放在会议开幕年度；跨年度的非诉讼案件放在结案年度；按学年度处理的文件归入相应的自然年度，如2003-2004学年度的文件归入2003年。

5.3.4  科技档案按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅《江苏建筑职业技术学院科技档案归档制度》。

5.3.5  根据学校工作和国家积累历史文化财富的需要，确定文件材料的保存价值。

5.3.5.1  凡反映学校主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对学校和社会有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面有永久性凭证价值和文化价值的各种形式和载体的文件材料，列为永久保管。主要包括：学校制订的政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变、干部任免等文件材料，房屋买卖、征用土地、资产登记、重要合同和协议等法律凭证性文件材料。

5.3.5.2  凡反映学校一般工作活动，在较长时期内对学校和社会有查考利用价值的，以及对维护国家、集体和个人权益等方面具有凭证价值的各种形式和载体的文件材料，列为长期（30年）保管。主要包括：学校处理一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；直属上级机关颁发的属于学校主管业务并需要贯彻执行的文件材料；非直属上级机关针对学校主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料；上级机关和同级机关颁发的非学校主管业务但需要贯彻执行的文件材料。

5.3.5.3  凡在短时期内对学校工作有查考利用价值的不同形式和载体的文件材料，列为短期（10年）保管。

5.3.6  以卷为单位整理档案时，卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者或具体日期的文件，要考证清楚，及时补上。案卷题名要简明确切，部分案卷题名可以是项目名称的代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。

5.3.7  以件为单位整理档案时按下列原则排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。每一件文件按要求排列好后，有文字或图表的页面（无论单面或双面），均应依次在非装订线一侧下角编页号。每一件文件首页上端的空白处必须加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、室编件号和页号、盒号等项目。

5.3.8  备考表置于卷内或盒内文件之后，包括卷内或盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.3.8.1  卷内或盒内文件情况说明：填写卷内或盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.3.8.2  整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.3.8.3  检查人：负责检查归档文件的单位负责人姓名。

5.3.8.4  日期：归档文件整理完毕的日期。

5.4  归档时间和手续

5.4.1  文书档案在次年五月底前归档；按学年度形成的教学档案在次年寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性较强的档案，在项目完成通过验收后三个月内归档，会计档案实行隔年归档制度，每年五月底以前完成归档工作。

5.4.2  随时接收上级规定应接收的档案。

5.4.3  接收档案时必须履行相应手续，填写移交清单（归档文件目录清册），一式二份，交接双方人员及单位领导签字，并各持一份备查。

6  档案的整理

6.1  根据全宗划分的原则，我院全部档案按照一个全宗进行整理。

6.2  档案的分类、编号、排架

6.2.1  在收集齐全的基础上，将全部档案按一定原则和方法逐件、逐卷分类编号，其编号方法按《江苏建筑职业技术学院档案实体分类方案》确定。

6.2.2  从体现各类档案内在联系和逻辑性出发，结合我院具体情况，组织档案实体排架，全部档案采用纵横和纵纵相结合的排架方法。

6.2.2.1  除会计档案外，其他各类档案均采用纵横排架法。即一级类目之间按纵向排列，各二级类目按横向排列。

6.2.2.2  会计档案案卷数量多，装具规格各异，且凭证、账簿、报表等的保管期限各不相同，故采用纵纵排架法。即一级类目和二级类目均按纵向排列。

6.2.2.3  照片、荣誉等档案按《江苏建筑职业技术学院档案实体分类法》分别单独编号排架。

6.2.3  档案分类、编号、排架一经确定，不可随意变动。

7  档案检索工具的编制

7.1  案卷目录、文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

7.2  从实际出发逐步编制配套的其它检索工具和参考资料，如全宗介绍、分类目录、专题目录等。

8  档案的计算机管理

将档案的计算机管理纳入学校档案工作的议事日程，分阶段建立档案数据库，实现档案题录信息的计算机检索，并加强档案全文数字化的研究与建设，逐步实现档案计算机全息检索。

9  档案的保管

9.1  库房要求

9.1.1  库房要配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

9.1.2  库房标准温度为14-20℃，标准湿度为50-65%。

9.2  根据工作需要逐步配置所需设备去湿机，对破损、褪变档案要及时修补、复制。

9.3  照片及其它特殊载体档案的保管，按有关规定执行。

9.4  建立全宗卷，以积累存储档案实体分类方案、立卷说明、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等。

9.5  定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，并作相关记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。

9.6  将档案管理现代化纳入学校办公自动化系统同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

10  档案的鉴定销毁

10.1  根据江苏建筑职业技术学院档案保管期限的原则规定，必须定期对保管期限已满的档案进行鉴定。

10.2  在分管院长领导下，档案室和有关职能部门共同组成鉴定小组，通过直接鉴定的方法，对保管期限已满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，将拟销毁的档案登记造册，经分管院长批准后，送到指定造纸厂销毁，至少由2人进行监销，并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的，按有关规定执行。

11  档案统计

11.1  建立健全统计台账，掌握档案收集、整理、利用、移出、销毁及室内其他各种情况的数据，并按部、省、市档案部门和学校主管部门的要求及时报送各种统计报表。

11.2  对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进的措施和建议，向学校领导报告。

12  档案的开发利用

12.1  档案人员要熟悉室藏，主动提供利用，积极发挥助手和参谋作用。

12.2  珍贵档案以复制件代替原件提供利用。

12.3  室藏档案，除未解密或需要控制使用部分外，学校教职工凭有效证件均可利用。科技档案开发利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，报请院领导批准。

12.3.1  对涉密档案，应认真审查内容，严格控制使用范围。

12.3.2  编制档案目录及其它检索工具，供利用者检索。

12.3.3  专利档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

12.4  利用手续

12.4.1  凡利用室藏档案者，均应按本室规定办理利用手续，并填写《档案利用登记簿》，对院外单位和因私利用档案的有关人员应按国家和学校有关规定收费。

12.4.2  利用效果显著的，利用者要如实填写《档案利用效果登记表》，留室备查。

12.4.3  对借出档案，要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报有关部门按规定严肃处理。

13  档案的编研与学术研究

13.1  加强档案编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，参加院内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要的档案参考资料。

13.1.1  档案参考资料主要包括：学校组织机构沿革表、历任院领导（含副职）职务名称及任免、学校各种基础数据汇编、年鉴、大事记、重要档案史料汇编、重要专题档案汇编、重要会议简介等。

13.1.2  对编纂的各种汇编资料严把质量关，必要时报有关部门或分管领导审查。

13.2  根据学校和社会需要，经院长批准，可通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

13.3  认真组织本单位档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会活动。